Privacy Policy

Loopgroep Hoorn hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Loopgroep Hoorn houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Loopgroep Hoorn zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers worden door Loopgroep Hoorn verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden, waaronder de financiële en secretariële werkzaamheden voor de Loopgroep Hoorn;
Ledenadministratie Loopgroep Hoorn;
Wedstrijdsecretariaat en communicatie over de Loopgroep Hoorn, evenementen van de Loopgroep Hoorn, clinics va de Loopgroep Hoorn, opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het overeengekomen lidmaatschap, danwel de overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Loopgroep Hoorn de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Adres;
Postcode;
IBAN nummer;
Geslacht;
Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door Loopgroep Hoorn opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Het verzorgen van de website;
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen van de ledenadministratie;
Het verzorgen van het (wedstrijd)secretariaat van hardloopevenementen en harloopclinics;
Het verzorgen van clubbladen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Loopgroep Hoorn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Fiscale bewaartermijn/boekhouding:

De fiscale gegevens worden 7 jaar bewaard. Onder de fiscale gegevens wordt verstaan:

Het grootboek
de debiteuren- en crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de in- en verkoopadministratie
de loonadministratie
de subsidieadministratie;Klantgegevens Ledeninformatie en informatie van donateurs wordt tot maximaal 2 jaar na einde lidmaatschap bewaard, wel kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens in het oud-ledenarchief worden opgenomen. Indien een lid vrijwilliger blijft bij de club of als lid van verdienste of ereleden zijn benoemd blijven de noodzakelijke ledeninformatie in het archief onbeperkt bewaard. Informatie van deelnemers van een loopevenement wordt maximaal 2 jaar bewaard na einde wedstrijd. Alleen de persoonsgegevens van de top 10 worden onbeperkt in het archief bewaard. Persoonsgegevens van atleten die een (club)record hebben gelopen wordt ook voor onbepaalde termijn bewaard. Incidentele afwijkingen van de bewaartermijn.

In individuele gevallen kan indien nodig worden afgeweken van de gestelde bewaartermijn. Denk hierbij aan:

Leden
De klantgegevens, waaronder gegevens over afnemers en leverancier, communicatiebestanden, klachten en huurzaken worden tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst bewaard. Op verzoek kan de bewaartermijn verkort worden tot 2 jaar na einde overeenkomst.
Bij klachten: de bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de klacht.
Bij juridische procedures: de bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de procedure;
Bij andere gerechtvaardigde belangen mits het doel van het bewaren verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen én voor zover de belangen van betrokkene niet prevaleren.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Loopgroep Hoorn van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, afschrift, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u verwerken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Vragen en Klachten

Mocht u vragen of een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens

Loopgroep Hoorn

Postbus 570

1620 AN Hoorn

info@loopgroephoorn.nl